Kostbaar gemeentearchief verhuist naar nieuwe locatie

Het gemeentearchief van Brecht en haar deelgemeenten verhuist naar een nieuwe aangepaste locatie in de kelder van ’t Gemeentehuis. In totaal omvat deze verhuisbeweging ongeveer 1 km archief.

Na de ingebruikname van ’t Gemeentehuis door de diensten verhuizen nu ook de archieven naar de nieuwe locatie. De archieven worden daar ondergebracht in de kelder van ’t Gemeentehuis en zullen in optimale omstandigheden worden bewaard.

Archief meermaals verhuisd
De archieven hebben lange tijd door het centrum gezworven. Er zijn weinig gebouwen waar zij niet bewaard zijn geweest. Oorspronkelijk werden zij ooit bewaard op de zolder van het oud gemeentehuis op het plein, maar over de jaren werd dit te klein waardoor naar nieuwe locaties werd gezocht gaande van de schoolzolder, een garage in de Bethovenstraat en uiteindelijk een eerste centralisatie in een loods van de technische dienst in de Van Pulstraat in 2005.

Niet al deze locaties waren even geschikt voor de bewaring van archieven. Archieven moeten namelijk stofvrij en bij een aangepaste temperatuur (= ca. 18°c) en luchtvochtigheid (=50%) bewaard worden.

Nieuwe, degelijke archiefruimte in ‘t Gemeentehuis
Met de verhuis naar ’t Gemeentehuis komen de archieven eindelijk in een degelijk gebouw. Zo is de nieuwe archiefruimte aangepast met een eigen temperatuurregeling- en luchtontvochtingssysteem. Ook wordt het archief in hetzelfde gebouw als de administratie bewaard wat een snellere en efficiëntere werking van de gemeentelijke diensten mogelijk zal maken. Ook het inscannen of digitaliseren kan nu allemaal in hetzelfde gebouw gebeuren.

Voor deze verhuisbeweging werd alles grondig voorbereid en kreeg iedere doos een individueel nummer en werd er een professionele verhuisfirma ingeschakeld om ervoor te zorgen dat alle stukken ook in het nieuw depot op de juiste plaats terecht kwamen.

Belangrijke stukken dienst omgeving
Ongeveer de helft van het archief omvat stukken van de dienst omgeving. Het gaat voornamelijk om toelatingen om een huis te mogen bouwen of een bedrijfs- of milieubelastende activiteit te mogen uitvoeren. Sommige hiervan gaan al terug tot de 19^de eeuw. Juridisch is het belangrijk dat kan worden aangetoond dat de burgers een toelating of een vergunning van de gemeente hebben gekregen. De stukken fungeren vandaag de dag nog steeds als bewijsstukken bij rechtszaken of leveren belangrijke informatie voor kopers van een nieuw huis zoals bouwplannen, foto’s, informatie over potentiële bodemverontreiniging...

Belangrijke historische stukken
Ook zijn er belangrijke historische stukken met erfgoedwaarde. Zo was Brecht door de zware vernielingen van WOII één van de gemeenten die “Plannen van Aanleg” voor het volledige grondgebied moest maken hoe zij de toenmalig zwaar geteisterde gemeente ging heropbouwen en dat nog in de periode voor de Wet op de Stedenbouw van 1962. Uit deze naoorlogse periode zijn er heel wat interessante stukken rond het in kaart brengen van de oorlogsschade en de afhandeling van de verschillende schadedossiers. Uit dezelfde periode dateren ook een aantal grote wederopbouwprojecten zoals de gemeenteschool en het rusthuis. De oudere inwoners zullen zich misschien de noodwoningen en noodschool herinneren.

Gemeentearchief is collectief geheugen van inwoners
Ook van de deelgemeenten zijn er interessante stukken in het archief terug te vinden. Voor Sint-Lenaarts is er een politiereglement van 1849 bewaard dat laat zien hoe de jonge gemeente zich na de afscheiding van Brecht in 1846 organiseerde. Voor Sint-Job-in-‘t-Goor is er zelfs een primitief kadaster bewaard waarbij de link kan worden gelegd tussen de perceelligging en de huisnummering en dat in 1814. Hierdoor weten we perfect waar iedereen toen in de gemeente woonde.

De stukken kunnen vandaag de dag na afspraak worden ingekeken in de gemeentelijke bibliotheek. Op vlak van inventarisatie is er nog wel veel werk. Het is de bedoeling om heel de collectie te beschrijven en ieder archiefstuk een individueel nummer te geven en deze lijsten te publiceren op de gemeentelijke website. Op deze manier zijn de stukken opvraagbaar en kunnen burgers de stukken komen inkijken bijvoorbeeld in kader van historisch- of familieonderzoek.

Toekomstplannen
In een volgende stap nemen we de archieven van de gemeenteschool van Brecht Centrum en het rusthuis onderhanden. Ook deze archieven zullen op termijn moeten verhuizen vanwege de nieuwbouwwerkzaamheden.

Uiteraard is archief vandaag de dag lang niet meer alleen fysiek. Ook voor de informatie die digitaal wordt aangemaakt zal er een archiveringsstrategie worden uitgewerkt die ervoor zorgt dat de rechten van de burgers worden gevrijwaard en de stukken op lange termijn leesbaar- en raadpleegbaar blijven.

Er leeft soms het idee: “Kunnen we het oud archief niet helemaal digitaliseren”. Het antwoord hierop is dat dit erg kostelijk is en ook de digitale archieven langdurig moeten worden opgevolgd. Terwijl papier een erg duurzame drager is, is erbij digitale stukken een afhankelijkheid van zowel de software als de hardware voor het uitlezen. Dit maakt dat door de technologische ontwikkeling de digitale informatie regelmatig naar nieuwe informatiedragers of bestandsformaten moet worden overgezet. Ook wordt lang niet alle informatie dagdagelijks opgevraagd.

Bijgevolg wordt er bij de gemeente doelgericht gedigitaliseerd door prioriteit te geven aan de digitalisering van dossierreeksen die veelvuldig door de diensten worden geraadpleegd zoals de notulen, de bevolkingsregisters en de bouwdossiers of om beschadiging aan kostbare stukken te voorkomen.

Met deze eerste grote verhuisbeweging en de nieuwe archiefruimte is alleszins een belangrijke eerste stap genomen naar een betere bewaring van de gemeentelijke archieven.